Jak pracować z użytkownikami w WeStudy CRM

W sekcji „Użytkownicy” pracujesz z profilami na platformie edukacyjnej: znajdujesz osoby, przeglądasz ich dane i aktywność, tworzysz profile oraz dodajesz użytkowników do kursów.

Ilustracje zawierają fikcyjne dane demonstracyjne i przykłady dotyczące AI. Nazwy kontaktów, opiekunów, kursów i skonfigurowanych etapów na Twoim koncie mogą być inne.

Przykład użyty w instrukcji. Prowadzisz akademię AI. Olena Kowal uczy się ChatGPT, Maksym Bondar interesuje się AI w biznesie, a Iryna Melnyk automatyzacją. Wszystkie nazwiska, kontakty i nazwy produktów edukacyjnych na ilustracjach są przykładowe.

1. Otwórz listę użytkowników

1. W menu po lewej znajdź CRM.

2. Jeśli podmenu jest zwinięte, rozwiń je strzałką.

3. Wybierz Użytkownicy.

Otworzy się tabela profili. Nad nią znajdują się wyszukiwarka, filtry i przycisk „Dodaj”. Pola wyboru po lewej służą do zaznaczania osób do działania zbiorczego.

Lista użytkowników z danymi demonstracyjnymi i tagami dotyczącymi AI. Kliknij obraz, aby otworzyć go w całości.

Znaczenie kolumn

• Imię i nazwisko

  Imię i nazwisko, awatar oraz e-mail profilu. Przed działaniem sprawdź też e-mail, ponieważ różne osoby mogą nazywać się tak samo.

• Telefon

  Numer, jeśli został podany. Pusta komórka oznacza, że w tym rekordzie numer nie jest wyświetlany.

• Ostatni dostęp

  Data i godzina ostatniego dostępu podane przez system. Pomagają ustalić, kiedy osoba korzystała z platformy, ale same nie potwierdzają ukończenia nauki.

• Kursy

  Liczba kursów powiązanych z użytkownikiem. Do wyboru konkretnego kursu użyj filtra „Kursy”.

• Webinary

  Liczba webinarów powiązanych z użytkownikiem. Udział i płatność sprawdzaj za pomocą odpowiednich warunków filtra.

• Tagi

  Krótkie oznaczenia porządkujące bazę, np. „ChatGPT”, „AI w edukacji” lub „Automatyzacja”.

• Trzy kropki

  Menu działań dla konkretnego wiersza. Przed wybraniem działania sprawdź, przy którym użytkowniku je otwarto.

Na dole tabeli wybierz liczbę wierszy na stronie. Strzałki obok licznika przełączają strony. Brakujący rekord może być na innej stronie lub nie spełniać warunków wyszukiwania i filtrów.

2. Znajdź użytkownika

1. Kliknij pole Szukaj nad tabelą.

2. Wpisz dane osoby, np. imię lub e-mail.

3. Sprawdź wyniki według imienia i adresu e-mail.

4. Wyczyść pole wyszukiwania, aby przywrócić pełną listę. Jeśli lista nadal jest ograniczona, sprawdź również filtry.

Przykład: przed utworzeniem profilu Oleny sprawdź, czy jej e-mail już istnieje w bazie. To pomaga uniknąć dodania tej samej osoby dwa razy.

3. Wybierz osoby według kursu lub webinaru

1. Kliknij ikonę ustawień filtrów obok wyszukiwarki.

2. Rozwiń potrzebny panel.

3. Wybierz wartości i ewentualne dodatkowe warunki.

4. Kliknij Zapisz.

5. Sprawdź listę uzyskaną po zastosowaniu warunków.

Panel prostych filtrów użytkowników. Kliknij obraz, aby otworzyć go w całości.

• Szukaj

  Wybór przez wyszukiwanie w panelu segmentacji.

• Kursy

  Wybór studentów konkretnego kursu, np. „ChatGPT: od podstaw do praktyki”.

• Warunki kursu

  Dodatkowe warunki: „Opłacili kurs”, „Otrzymali certyfikat” i „Ukończyli kurs”.

• Webinary

  Wybór osób powiązanych z konkretnym webinarem.

• Warunki webinaru

  Warunki „Opłacił webinar”, „Uczestniczył” i „Pisał na czacie”.

Przykład: aby pracować z absolwentami kursu ChatGPT, wybierz kurs i warunek „Ukończyli kurs”. Przed działaniem zbiorczym przejrzyj wynikową listę.

Dodatkowe warunki segmentacji według kursu. Kliknij obraz, aby otworzyć go w całości.

Aby usunąć warunki wyboru, użyj opcji Wyczyść w filtrach i zapisz zmiany, jeśli panel pozostaje otwarty. Osobno sprawdź tekst wyszukiwania nad tabelą.

Tryb zaawansowany

W panelu filtrów znajduje się link Otwórz tryb zaawansowany. Pozwala budować warunki przez wybór parametru, dostępnego operatora i wartości.

1. Otwórz tryb zaawansowany.

2. Wybierz parametr w wierszu warunku.

3. Wybierz operator oferowany przez system i podaj wartość.

4. W razie potrzeby kliknij Dodaj warunek. Niepotrzebny wiersz usuń przyciskiem kosza.

5. Zapisz ustawienia i sprawdź wynik.

Dodawaj warunki stopniowo. Jeśli po nowym warunku lista jest pusta, sprawdź jego wartość i zgodność z poprzednimi warunkami.

4. Utwórz profil użytkownika ręcznie

1. Kliknij Dodaj w prawym górnym rogu.

2. Wybierz Utwórz profil użytkownika.

3. Wypełnij dane w panelu bocznym.

4. Sprawdź e-mail i pozostałe wartości.

5. Kliknij Dodaj na dole formularza.

6. Znajdź utworzony profil w tabeli i sprawdź zapisane dane.

Formularz tworzenia profilu użytkownika. Kliknij obraz, aby otworzyć go w całości.

• Zdjęcie profilowe

  Dodaj lub przeciągnij obraz. Formularz zaleca rozmiar 600 × 600 pikseli.

• Imię, nazwisko

  Podaj dane pozwalające Tobie i zespołowi rozpoznać osobę.

• Hasło

  Pole hasła profilu. Stosuj się do wymagań i komunikatów formularza. Nie zapisuj hasła w tagach, opisach transakcji ani notatkach.

• E-mail

  Wymagane pole oznaczone w formularzu. Sprawdź adres przed zapisaniem.

• Telefon

  Podaj aktualny numer, jeśli go masz.

• Data urodzenia i kolejne pola

  Przewiń formularz i sprawdź dodatkowe pola. Wypełniaj je zgodnie z dostępnymi danymi i wskazówkami systemu.

Utworzenie profilu i przyznanie dostępu do kursu to osobne działania. Po utworzeniu profilu sprawdź, czy osoba została dodana do właściwego kursu. Obecność w CRM nie potwierdza dostępu do wszystkich materiałów.

5. Importuj użytkowników z Excela

Aby przenieść kilka profili, otwórz Dodaj → Import użytkowników. Kreator ma cztery kroki: Plik → Kolumny → Sprawdzenie → Wynik.

Pierwszy krok importu użytkowników z Excela. Kliknij obraz, aby otworzyć go w całości.

1. Przygotuj plik. Jeśli to możliwe, pobierz szablon z okna importu użytkowników. Obsługiwane są .xls i .xlsx, a limity podane w formularzu to 12 MB i 50 000 wierszy.

2. Prześlij plik. Kliknij obszar wyboru pliku lub przeciągnij do niego arkusz.

3. Przypisz kolumny. W kroku „Kolumny” sprawdź zawartość każdej kolumny. Szczególnie dokładnie przypisz imię, nazwisko i e-mail.

4. Sprawdź dane. W kroku „Sprawdzenie” przejrzyj komunikaty kreatora. Popraw błędy i ponów sprawdzenie za pomocą dostępnych przycisków.

5. Zakończ import. Po wykonaniu operacji przejrzyj krok „Wynik”. Porównaj podsumowanie z planowaną liczbą wierszy.

6. Sprawdź profile. Wróć do listy i znajdź kilku zaimportowanych użytkowników po adresie e-mail.

Przed dużym importem przetestuj proces na kilku rekordach. Nie zakładaj, że ponowne przesłanie automatycznie zaktualizuje istniejące profile. Najpierw sprawdź obsługę dopasowań i podsumowanie wyników.

6. Wykonaj działanie zbiorcze

1. Znajdź lub odfiltruj potrzebnych użytkowników.

2. Zaznacz konkretne wiersze.

3. Otwórz menu Działania zbiorcze, które pojawi się po zaznaczeniu.

4. Wybierz operację, np. dodanie użytkowników do kursu.

5. Wskaż jeden lub kilka kursów i potwierdź dostępnym przyciskiem.

6. Sprawdź wynik dla zaznaczonych profili.

Użyj pola wyboru w nagłówku dopiero po sprawdzeniu zakresu zaznaczenia. Nie zakładaj, że obejmuje wszystkie strony bazy. Dostępne działania zbiorcze mogą zależeć od menu i ustawień.

7. Stosuj spójne tagi

Tag krótko opisuje osobę, np. „AI w edukacji” lub „Potrzebuje konsultacji”. W tabeli ma postać jasnej, zaokrąglonej etykiety. Kolumna tagów pomaga szybko rozpoznać zainteresowania.

Ustalcie w zespole jednolite nazwy: używajcie „AI w biznesie” zamiast kilku podobnych wariantów. Instrukcję zbiorczego dodawania i usuwania tagów w bazie kontaktów znajdziesz w „Kontaktach”.

8. Rozwiązywanie problemów

Nie można znaleźć użytkownika

Wyczyść wyszukiwanie, sprawdź filtry i pozostałe strony tabeli. Porównaj e-mail z danymi źródłowymi.

Formularz się nie zapisuje

Sprawdź komunikaty przy polach. Najpierw zweryfikuj wymagany e-mail, jego format i inne wymagania wskazane przez system.

Plik się nie przesyła

Sprawdź rozszerzenie, rozmiar i liczbę wierszy. Błąd operacji nie potwierdza utworzenia profili. Przed ponownym importem sprawdź listę.

Osoba jest w CRM, ale nie widzi kursu

Sprawdź, czy profil dodano do właściwego kursu i czy wybrano właściwą osobę według e-maila.

9. Sprawdź swoją wiedzę

• Potrafisz znaleźć profil według danych osoby.

• Rozumiesz kolumny tabeli i różnicę między profilem a dostępem do nauki.

• Potrafisz utworzyć profil i potwierdzić jego pojawienie się.

• Przed działaniem zbiorczym sprawdzasz zaznaczone wiersze.

• Po imporcie sprawdzasz podsumowanie i kilka utworzonych profili.