Jak pracować z kontaktami, listami i tagami w WeStudy CRM

„Kontakty” służą do zarządzania bazą kontaktów: zapisujesz dane osób, grupujesz je w listy, dodajesz tagi i przygotowujesz bazę do dalszej pracy z klientami.

Ilustracje zawierają fikcyjne dane demonstracyjne i przykłady dotyczące AI. Nazwy kontaktów, opiekunów, kursów i skonfigurowanych etapów na Twoim koncie mogą być inne.

Do profili edukacyjnych i kursów służą „Użytkownicy”, a do organizacji bazy „Kontakty”. Utworzenie kontaktu samo w sobie nie potwierdza dostępu do kursu.

1. Otwórz sekcję i poznaj tabelę

1. W menu po lewej rozwiń CRM.

2. Wybierz Kontakty.

Tabela kontaktów i panel list po prawej. Kliknij obraz, aby otworzyć go w całości.

• Imię i nazwisko

  Imię kontaktu i dodatkowe dane w wierszu. Przed zmianą sprawdź także e-mail.

• E-mail

  Adres e-mail kontaktu.

• Telefon

  Numer telefonu, jeśli został podany.

• Tagi

  Krótkie cechy kontaktu: zainteresowanie, potrzeba lub inna informacja.

• Listy

  Panel po prawej do grupowania kontaktów. Licznik przy nazwie pokazuje liczbę rekordów.

• Pola wyboru

  Zaznaczanie kontaktów do działania zbiorczego.

Opcja Bez listy pomaga znaleźć nieprzypisane kontakty. Na dole tabeli znajdują się liczba wierszy na stronie i strzałki nawigacji.

2. Utwórz kontakt ręcznie

1. Kliknij Dodaj nad tabelą.

2. Wybierz Utwórz kontakt.

3. Podaj imię, nazwisko, e-mail i ewentualnie telefon.

4. Sprawdź adres e-mail. Formularz oznacza go jako wymagany.

5. Kliknij Dodaj na dole panelu.

6. Znajdź nowy kontakt i sprawdź wprowadzone dane.

Panel boczny tworzenia kontaktu. Kliknij obraz, aby otworzyć go w całości.

• Imię i nazwisko

  Olena

• Nazwisko

  Kowal

• E-mail

  olena.koval@example.com

• Telefon

  Podaj numer osoby, jeśli jest znany.

Adres example.com jest tylko przykładem. W swojej bazie używaj prawdziwych danych kontaktu. Przed utworzeniem wyszukaj osobę po e-mailu, aby uniknąć duplikatu.

3. Znajdź potrzebne kontakty

1. Wpisz dane osoby w polu Szukaj.

2. Sprawdź wyniki według imienia i e-maila.

3. Wybierz grupę w panelu „Listy” po prawej.

4. Aby filtrować według nauki, otwórz filtry obok wyszukiwarki.

Filtry kontaktów według kursów, webinarów i dodatkowych warunków. Kliknij obraz, aby otworzyć go w całości.

Panel zawiera „Szukaj”, „Kursy”, „Warunki kursu”, „Webinary” i „Warunki webinaru”. Rozwiń właściwy blok, wybierz wartości i kliknij Zapisz. Do bardziej złożonego wyboru służy link do trybu zaawansowanego.

Przykład: chcesz skontaktować się z osobami po webinarze o AI w marketingu. Wybierz webinar i odpowiedni warunek udziału. Przed działaniem zbiorczym przejrzyj kontakty.

Jeśli wynik jest pusty, sprawdź jednocześnie wyszukiwanie, wybraną listę i filtry. Usuń zbędne ograniczenia i ponów wyszukiwanie.

4. Utwórz listę kontaktów

Lista służy konkretnej grupie, np. „Webinar ChatGPT — październik”, „Zgłoszenia na konsultację AI” lub „Zespoły zainteresowane AI”.

1. Znajdź po prawej panel Listy.

2. Kliknij przycisk tworzenia listy, czyli folder z plusem.

3. Wpisz zrozumiałą nazwę.

4. Kliknij Zapisz.

5. Sprawdź, czy nowa lista pojawiła się w panelu.

Utworzenie pustej listy i dodanie kontaktów to osobne kroki. Następnie zaznacz osoby i wykonaj działanie zbiorcze.

5. Dodaj kontakty do listy lub usuń je z niej

Dodaj do listy

1. Znajdź potrzebne osoby.

2. Zaznacz pola po lewej stronie ich wierszy.

3. Otwórz Działania zbiorcze → Dodaj do listy.

4. Wybierz utworzoną listę.

5. Kliknij Zapisz.

6. Otwórz tę listę po prawej i sprawdź obecność kontaktów.

Usuń z listy

1. Zaznacz kontakty do usunięcia z danej grupy.

2. Otwórz Działania zbiorcze → Usuń z listy.

3. Wskaż listę i potwierdź działanie.

4. Sprawdź skład listy po zmianie.

„Usuń z listy” zmienia przynależność do grupy. Nie trzeba usuwać samego kontaktu.

6. Dodaj lub usuń tagi

Tag opisuje cechę kontaktu, a lista grupuje osoby. Olena może np. należeć do listy „Webinar ChatGPT — październik” i mieć tag „AI w edukacji”.

• Zainteresowanie

  ChatGPT AI w biznesie Generowanie obrazów

• Obszar zastosowania

  AI w edukacji Automatyzacja

• Potrzeba

  Potrzebuje konsultacji Zainteresowany kursem

Przypisz tag kilku kontaktom

1. Zaznacz potrzebne kontakty.

2. Otwórz Działania zbiorcze → Dodaj tag.

3. Wybierz tag spośród dostępnych.

4. Kliknij Zapisz.

5. Sprawdź kolumnę „Tagi” zaznaczonych kontaktów.

Usuń tag

1. Zaznacz odpowiednie kontakty.

2. Otwórz Działania zbiorcze → Usuń tag.

3. Wybierz tag do usunięcia.

4. Kliknij Zapisz i sprawdź wynik.

Usunięcie tagu z kontaktów różni się od usunięcia go ze słownika. Opisana operacja usuwa przypisanie. Stosujcie uzgodnione nazwy bez różnych wariantów pisowni.

7. Przygotuj plik Excel do importu

Otwórz Dodaj → Import kontaktów. W pierwszym kroku znajduje się przycisk Pobierz szablon. Użyj szablonu, aby zachować właściwą strukturę arkusza.

Kreator importu kontaktów: przesyłanie pliku Excel. Kliknij obraz, aby otworzyć go w całości.

Szablon kontaktów zawiera następujące nazwy kolumn:

• firstname

  Zawartość: Imię i nazwisko

  Przykład: Olena

• lastname

  Zawartość: Nazwisko

  Przykład: Kowal

• email

  Zawartość: Adres e-mail

  Przykład: olena.koval@example.com

• phone

  Zawartość: Telefon

  Przykład: Numer kontaktu

• language

  Zawartość: Język

  Przykład: ua w przykładzie szablonu

• tag

  Zawartość: Tag

  Przykład: Sprawdź przypisanie tego pola w kreatorze

• list

  Zawartość: Lista

  Przykład: Sprawdź przypisanie tego pola w kreatorze

1. Zapisz kopię szablonu do wypełnienia.

2. Zostaw nazwy kolumn w pierwszym wierszu.

3. Wpisuj jeden kontakt w jednym wierszu.

4. Usuń rekord demonstracyjny, jeśli nie chcesz go importować.

5. Sprawdź e-maile i zbędne spacje. Numery telefonów zapisuj jako tekst, aby Excel nie zmienił początkowego plusa lub zer.

6. Zapisz jako .xls lub .xlsx. Limity formularza to 12 MB i 50 000 wierszy.

Obecność kolumn tag i list nie potwierdza automatycznego tworzenia tagów i list. Przed dużym importem sprawdź przypisanie i wynik na małej próbce. Nie wpisuj kilku wartości z dowolnym separatorem bez wskazówki kreatora.

8. Przejdź przez cztery kroki importu

1. Plik. Kliknij „Wybierz plik lub przeciągnij tutaj” i wybierz przygotowany arkusz.

2. Kolumny.Sprawdź zgodność kolumn z polami: imię z imieniem, e-mail z e-mailem, telefon z telefonem.

3. Sprawdzenie. Przejrzyj wiersze i komunikaty o problemach. Popraw dane, jeśli wymaga tego kreator.

4. Wynik. Po zakończeniu porównaj podsumowanie z planowaną wielkością importu.

5. Kontrola w bazie. Znajdź kilka osób po e-mailu, sprawdź imiona, telefony oraz listy i tagi, jeśli były importowane.

Przed ponownym importem sprawdź istniejące rekordy. Nie zakładaj automatycznego scalania lub aktualizacji dopasowań.

9. Przykład: uporządkuj bazę po webinarze AI

1. Utwórz listę „Webinar ChatGPT — październik”.

2. Dodaj kontakty ręcznie lub importuj przygotowany arkusz.

3. Znajdź i zaznacz dodane osoby.

4. Dodaj je do utworzonej listy.

5. Osobom zainteresowanym szkoleniem firmowym przypisz dostępny tag „AI w biznesie”.

6. Dla klienta z konkretną potrzebą utwórz transakcję.

7. Aby zaplanować rozmowę lub spotkanie, dodaj aktywność.

10. Częste pytania

Dlaczego kontakt jest w bazie, ale nie ma go na właściwej liście?

Sprawdź wykonanie „Dodaj do listy”. Samo tworzenie kontaktu nie wybiera listy w pokazanym formularzu.

Dlaczego po wyszukiwaniu lista jest pusta?

Wyczyść tekst wyszukiwania, sprawdź listę i filtry.

Jak usunąć błędny tag?

Zaznacz kontakt, otwórz działanie „Usuń tag”, wybierz błędny tag i zapisz.

Jak potwierdzić wykonanie zmiany zbiorczej?

Otwórz listę lub sprawdź tagi kilku zaznaczonych kontaktów. Porównaj komunikat o zakończeniu z rzeczywistymi danymi.