Jak planować rozmowy, spotkania i zadania w WeStudy CRM

Aktywność to konkretna czynność dla klienta: rozmowa, spotkanie lub przygotowanie materiałów. Określa, co zrobić, dla kogo, kiedy i kto odpowiada.

Ilustracje zawierają fikcyjne dane demonstracyjne i przykłady dotyczące AI. Nazwy kontaktów, opiekunów, kursów i skonfigurowanych etapów na Twoim koncie mogą być inne.

Przykład. Transakcja to „Szkolenie ChatGPT dla zespołu”, a aktywność „Rozmowa: omówić scenariusze ChatGPT dla sprzedaży”. Transakcja opisuje całą potrzebę, aktywność kolejny krok.

1. Otwórz „Aktywności”

1. W menu po lewej rozwiń CRM.

2. Wybierz Aktywności.

Tabela aktywności z tematami AI, kontaktami, statusami i opiekunami. Kliknij obraz, aby otworzyć go w całości.

Nad tabelą są „Tylko moje”, „Filtry”, lista lejków lub typów, przełączniki tabeli i tablicy oraz „Dodaj aktywność”.

• Nazwa

  Konkretna czynność do wykonania.

• Nazwa transakcji

  Powiązana transakcja, jeśli ustawiono powiązanie.

• Kontakt

  Klient, którego dotyczy czynność.

• Typ

  Na przykład „Zadanie”, „Rozmowa” lub „Spotkanie”.

• Status

  Bieżący stan lub wynik aktywności.

• Opiekun

  Osoba odpowiedzialna za wykonanie.

• Zaplanowano na

  Data i godzina wykonania pokazane w systemie.

Przewijaj poziomo, jeśli prawe kolumny są ukryte. Na dole długiej listy znajdziesz liczbę wierszy na stronie i nawigację.

2. Wybierz właściwy typ aktywności

• Zadanie

  Cel: Przygotować rezultat pracy inny niż osobna rozmowa lub spotkanie.

  Przykładowa nazwa związana z AI: Przygotować zestaw narzędzi AI dla marketingu

• Rozmowa

  Cel: Przeprowadzić rozmowę telefoniczną i zapisać wynik.

  Przykładowa nazwa związana z AI: Zadzwonić: omówić ChatGPT w obsłudze klienta

• Spotkanie

  Cel: Przeprowadzić konsultację, prezentację lub inne omówienie.

  Przykładowa nazwa związana z AI: Pokazać asystenta AI zespołowi sprzedaży

Nazwa powinna wyjaśniać czynność bez otwierania opisu. „Omówić automatyzację raportów z AI” jest jaśniejsze niż „Zadzwonić do klienta”.

3. Dodaj aktywność

1. Kliknij Dodaj aktywność.

2. Wypełnij Nazwę.

3. Wybierz Typ.

4. W panelu Zaplanowano na podaj datę i godzinę.

5. Wybierz Kontakt i Opiekuna.

6. Dodaj Opis ze szczegółami dla wykonawcy.

7. Kliknij Zapisz.

8. Sprawdź nową aktywność: nazwę, typ, kontakt, opiekuna, datę i godzinę.

Formularz aktywności z typem, planowaną datą, kontaktem i opiekunem. Kliknij obraz, aby otworzyć go w całości.

• Nazwa

  „Rozmowa: omówić użycie ChatGPT w zespole”.

• Typ

  „Rozmowa”.

• Zaplanowano na

  Uzgodnioną datę i konkretną godzinę, np. 15 października o 10:30.

• Kontakt

  Klienta, z którym planujesz rozmawiać.

• Opiekun

  Osobę, która ma przeprowadzić rozmowę.

• Opis

  „Ustalić skład zespołu, bieżące zadania i doświadczenie z AI. Omówić e-maile, raporty i podsumowania spotkań. Uzgodnić następny krok”.

Sprawdź godzinę osobno. Jeśli po zapisaniu widzisz „00:00”, porównaj z ustaleniami. Nie pozostawiaj północy, jeśli rozmowa miała być rano lub w ciągu dnia.

Utworzenie aktywności zapisuje plan w CRM. Nie potwierdza wykonania telefonu, wysłania e-maila ani powiadomienia klienta przez system.

4. Sprawdź powiązanie aktywności z transakcją

Tabela zawiera „Nazwę transakcji”, ale pokazany ogólny formularz tworzenia nie ma osobnego wyboru transakcji. Sam wybór kontaktu nie potwierdza więc właściwego powiązania.

1. Jeśli czynność dotyczy konkretnej transakcji, otwórz ją w CRM → Transakcje.

2. Przejdź do karty Aktywności lub użyj szybkiego działania o tej samej nazwie.

3. Pracuj z aktywnościami w kontekście transakcji, używając dostępnych elementów.

4. Po zapisaniu sprawdź obecność aktywności w transakcji i właściwą nazwę transakcji w ogólnej tabeli.

To szczególnie ważne przy kilku potrzebach AI jednego klienta.

5. Planuj codzienną pracę w tabeli

1. Otwórz widok tabeli.

2. Włącz Tylko moje, aby widzieć przypisane Ci aktywności.

3. Wybierz kartę Dzisiaj dla bieżącego dnia.

4. Sprawdź godziny, kontakty i opisy działań.

5. Po wykonaniu zaktualizuj status aktywności.

Tabela zawiera karty Wszystkie, Dzisiaj, Zaplanowane, Zaległe, Zakończone. Oddzielają zadania bieżące od przyszłych, zaległych i zakończonych.

Jeśli aktywności brakuje, sprawdź kartę, opiekuna i filtry. Tablica może mieć mniej kart niż tabela.

6. Pracuj z tablicą rozmów

1. Kliknij ikonę tablicy u góry.

2. Otwórz listę typów lub lejków.

3. Wybierz Rozmowa.

4. Przejrzyj kolumny statusów i karty.

Tablica rozmów ze statusami i menu typów aktywności. Kliknij obraz, aby otworzyć go w całości.

• Zaplanowane

  Rozmowa jest zaplanowana, wynik trzeba jeszcze zapisać.

• Nawiązano kontakt

  Kontakt nastąpił. Zapisz ustalenia i następne działanie.

• Brak odpowiedzi

  Osoba nie odebrała. Ustal kolejne działanie zgodnie z procesem.

• Błędny numer

  Wykryto problem z numerem. Sprawdź dane kontaktowe.

Karta pokazuje nazwę aktywności, datę, powiązaną transakcję, kontakt i opiekuna. Licznik kolumny obejmuje bieżący wybór.

Przewijaj poziomo przy wielu kolumnach. Pusta kolumna może oznaczać brak pasujących rekordów o tym statusie.

7. Zapisz wynik rozmowy

1. Znajdź aktywność w tabeli.

2. Otwórz listę w kolumnie Status.

3. Wybierz wynik dostępny dla tego typu aktywności.

4. Sprawdź zapis nowego statusu.

5. Zapisz ustalenia w transakcji, np. przez „Dodaj notatkę”.

6. Jeśli potrzebny jest następny krok, utwórz osobną aktywność z nową datą, godziną i opiekunem.

Przykład: po rozmowie o AI w marketingu wybierz „Nawiązano kontakt”. Zapisz w notatce: „Klient chce zautomatyzować planowanie treści. Uzgodniono demo”. Dodaj spotkanie „Pokazać scenariusz AI do planowania treści”.

„Nawiązano kontakt” opisuje wynik rozmowy, a nie sukces całej transakcji.

8. Korzystaj z filtrów i „Tylko moje”

Przycisk Tylko moje pomaga skupić się na własnych aktywnościach. Zadania innych opiekunów mogą być wtedy ukryte.

1. Ustal, czy potrzebujesz wszystkich aktywności, czy tylko własnych.

2. Wybierz typ w górnym menu dla konkretnego procesu.

3. W razie potrzeby otwórz Filtry i wypełnij parametry dostępne w bieżącym panelu.

4. Zastosuj wybór przyciskiem panelu i sprawdź wynik.

5. Przy pustej liście usuń zbędne warunki, wyłącz „Tylko moje” i otwórz „Wszystkie”.

Pola filtrów zależą od interfejsu. Nie zakładaj, że filtry transakcji można bez sprawdzenia przenieść na aktywności.

9. Gotowy scenariusz obsługi klienta AI

• 1. Ustalić potrzebę

  Aktywność: Rozmowa: omówić zadania zespołu dla ChatGPT

  Oczekiwany wynik: Znany jest obszar pracy, liczba uczestników i typowe zadania.

• 2. Przygotować przykład

  Aktywność: Zadanie: przygotować trzy scenariusze AI dla sprzedaży

  Oczekiwany wynik: Materiały do prezentacji są gotowe.

• 3. Przeprowadzić prezentację

  Aktywność: Spotkanie: pokazać asystenta AI

  Oczekiwany wynik: Uzyskano opinię klienta.

• 4. Uzgodnić szkolenie

  Aktywność: Rozmowa: omówić program szkolenia ChatGPT

  Oczekiwany wynik: Ustalenia i kolejny krok są zapisane.

Każdej czynności przypisz datę, godzinę, kontakt i opiekuna. Po wykonaniu zmień status, aby zespół znał aktualną sytuację.

10. Częste pytania

Aktywność została utworzona, ale jej nie widzę

Otwórz „Wszystkie”, sprawdź typ, „Tylko moje”, filtry i wybranego przy tworzeniu opiekuna.

W tabeli nie ma nazwy transakcji

Sprawdź faktyczne powiązanie. Sam wybór kontaktu go nie potwierdza.

Nie wiem, jaki status wybrać

Kieruj się rzeczywistym wynikiem. Przy nieodebranym połączeniu wybierz odpowiedni wynik, a nie „Nawiązano kontakt”.

Trzeba zadzwonić ponownie

Zapisz wynik pierwszej próby i zaplanuj kolejną czynność z konkretną datą i godziną.

Tablica jest pusta po włączeniu „Tylko moje”

Sprawdź, czy użytkownik ma przypisane aktywności tego typu. Wyłącz przełącznik, aby porównać z pełną listą.

11. Sprawdź przed zakończeniem pracy

• Każda planowana czynność ma jasną nazwę i temat.

• Kontakt i opiekun są właściwi.

• Data i godzina odpowiadają ustaleniom.

• Wyniki wykonanych działań są zapisane.

• Niezakończone zgłoszenia mają następny krok.